年間50回の写真教室を企画する講師が教える初めてのセミナー・ワークショップの開き方

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私は撮影業のかたわら、自分で写真教室を企画していたりもします。対面・オンライン合わせてだいたい年間で50回ほどになるでしょうか。

今日はそんな経験から「これからセミナーやワークショップをやってみたい」という方に向けて、開き方の流れやコツについてご紹介させていただこうと思います。

基本的には少人数(10人くらいまで)の教室を開く流れとなりますが、工夫次第ではもう少し大人数の場合も対応可能かと思いますので、多くの方の参考になれば幸いです。

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大まかな流れ

まず、開催に向けた大まかな流れです。順番の前後は準備や参加者の状況によって少し変わることがありますが、基本は下のような流れで進めていきます。

①会場を決める

②日程を決める

③告知をする

④事前準備・資料作り

⑤開催当日

⑥アフターケア

次からはそれぞれの内容について、詳しくご紹介していきます。これまでの僕の開催経験もふまえて、コツもご紹介できればと思います。

①会場を決める

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まずはスタートとなるのが「会場を決める」ことです。実際は日程を決めるのと同時並行で進めるのですが、「どういう場所で開催するのがいいのか?」と疑問をお持ちの方もいらっしゃると思いますので、先に解説します。

少人数のセミナー・ワークショップの場合、専用の会議室、レンタルスタジオ、各種店舗など使える場所の種類は大人数に比べて多くなります。
この中から必要な設備(Wi-Fiやプロジェクターなど)があるかや希望日に使えるかなどの条件を見て決めることになります。

この時に使用にあたっての細かな注意点や機材・備品の有無もきちんとチェックしておきましょう。会場のレンタル費や備え付けの備品を使った場合に追加料金がかかるか、駐車場代や交通費といった費用面も確認しておきます。

また、地方や郊外ですと「参加者の通いやすさ」も教室が選ばれる重要な要素になります。理想は駐車場が併設されていることですが、無ければ近くにコインパーキングがあるかや公共交通機関が使えるかをチェックして案内します。

僕が新しい開催場所を探す際は、インターネット検索(最近はInstagramが結構便利です)やスペースマーケットなどレンタルスペースがまとめられているサイトを参考にします。

中でもこれからセミナー・ワークショップを始めてみようという方にお勧めしたいのが、飲食店やカフェそのものや併設したレンタルスペースを会場にすることです。

①レンタルの際に専用のスペースより費用を抑えられる可能性がある 

②お店のお客さんに参加してもらえる可能性がある=集客力がもともと期待できる 

からです。

やりたいワークショップの種類によっては専用のスペースでないと難しいこともありますが、自分である程度集客が見込めるようになるまではもともと人が集まりやすい店舗併設型のスペースは個人的にかなりおススメです。

②日程を決める

会場決めと同時並行でやっていくのが日程を決めることです。
これは自分のスケジュールと会場の空き状況によりますが、もしある程度調整できるのであれば、セミナーの内容や参加者の層に応じて設定するのもおススメです。

①子育て中のママ対象の写真教室を平日午前中に開催
→家事が終わって少し時間が取れるのが平日午前中と希望あり

②高齢者向けのスマホ教室を平日午後(夕方)に開催
→「夕飯の買い物ついでに参加できるから」と希望あり

私は定期で開催する初心者向け写真教室(第4日曜午後)と不定期開催の教室を組み合わせていますが、曜日や時間帯を固定して開催することで「今月は行けないけど来月は参加したい」と思っていただけたり、セミナーの認知度がより高まるなどの効果も期待できます。

何度かセミナーを開催する中で、参加者アンケートを取るなどしてニーズを見極めて日程調整をしていくことでリピーターを増やすことにもつながります。

③告知をする

日程と会場の詳細が決まったらできるだけ早めに告知を始めます。特に行楽シーズンなどは予定が決まるのが早い人が多いので、まずは内容と場所、時間、参加費、問い合わせ先という基本情報だけでも発信できるようにします。

最近ではホームページ・SNSのほか、無料で告知ができるサービスもいくつかあります。
私は自分のホームページ・SNSを中心に、無料で告知ができる「こくちーず」(有料プランもあり)を使用しています。

こくちーず(告知's) - イベント・セミナー集客を支援する無料サービス
こくちーずは、勉強会やイベント、セミナーなどの告知ページ・申し込みフォームの作成サービスです。誰でも簡単に参加者を無料で集客できます。

合わせて予算が許せば、DM(ダイレクトメール)やポスター、チラシなどの紙媒体でも告知を行います。
セミナーをする会場に事前に置かせてもらうほか、知人に配布したり、セミナーに興味を持ちそうな人が集まる場所(写真教室ならカメラ屋、写真展会場など)に置かせてもらうと効果があります。

最近ではネット上にあるDMやチラシのテンプレートが利用できたり、印刷費が安いネット印刷などもあるので上手く活用しましょう。

参加申し込みは、電話やメールなどでも良いですが、申し込みフォームが作れるサービスをおススメします。
主催者側とすれば申し込み記録が残るので安心ですし、参加者側は気楽にいつでも申し込みができます。

無料でかんたん!メールフォーム『オレンジフォーム』SSLスマホ対応
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私は「ストリートアカデミー」という講師をサポートしてくれるサービスを使っています。このようなサービスだと手数料はかかりますが、告知・申し込み受付・参加費の徴収を一括で行えるので、複数のセミナーを開催する方や定期開催を目指す方は利用してみてもいいかもしれません。

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④事前準備・資料作り

ある程度告知が進み、開催日時が近づいてきたら事前準備や資料作りに入ります。

使用する会場の最終確認(使用する備品やネット回線の状況など)、領収証やお釣りの準備(現地精算の場合)は忘れずに行います。

参加者には開催何日か前に、セミナーの概要や注意点を記載した確認メールを送ると、行き違いやトラブルを防ぐことができます。
私の場合は開催数日前にメールメッセージを送ります。会場までの公共交通機関での行き方や駐車場の有無を伝え、事前にあれば質問を出してもらうようにしています。

セミナーの種類にもよりますが、参加者にはレジュメやテキストを配布した方が理解が深まり、満足度があがります。簡単でもいいので、講座の内容やおススメのコツなどをまとめたものを配布できるよう準備します。

最近ではiPadやスマホで資料を確認したいという方も多いので、講座の前後に希望があればPDFで送るようにし、当日は紙にプリントしたものをお配りしています。

参加者の方と当日までにコミュニケーションを深めておいたり、ニーズを把握するために可能であれば、事前に質問や不安な点などを送ってもらえるようにすると安心かもしれません。

⑤開催当日

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開催当日は時々、不測の事態が起きることもあるので少し早めに会場に入るようにします。
パソコンやプロジェクター、音響を使う場合はそれらのチェックは念入りに行いましょう。

参加者の当日キャンセルや遅刻もおこりがちです。直前のメール確認の時に当日の緊急連絡先をやり取りしておくと安心です。

会場を移動するセミナーの場合などは貴重品の管理は慎重に行うようにします。

最近では新型コロナウイルスの感染対策もありますので、入り口のアルコール消毒や定期的な換気など会場の規則に従い、主催者側でも重ねて注意するようにします。

⑥アフターケア

セミナーが無事終わったら、参加者のアフターケアも大切です。
できれば参加のお礼や感想アンケートをメールなどで送ると、次回からのセミナー開催に役立ちます。

次回からのセミナーにも参加したい方、定期的にセミナーの情報を受け取りたい方を対象に情報発信のツールを整えておくことも大切です。
SNSのアカウント登録を行ったり、公式LINEやメールマガジンをやっている方は参加者に登録してもらい、次回からの参加に繋げます。

最近ではオンラインでのセミナー受講を希望される方もいらっしゃいます。条件があれば、対面式のセミナーに参加いただいた方にオンライン開催も告知するといいと思います。

まとめ

以上、これまでの経験を元にこれからセミナー・ワークショップを始めようという方向けに準備の進め方をまとめてみました。

現在は新型コロナウイルスの影響で大人数でのセミナー開催が難しい状況となっていますが、適切な対策をしての少人数でのセミナーやオンラインセミナーはいぜんとして人気の印象があります。

少しでもみなさまのお役に立てれば幸いです。

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